Die 10 besten Zeitspar-Tipps und -Online-Tools für Erlebnisanbieter

Du bist Touren- und Aktivitätenanbieter und würdest eigentlich viel lieber mehr Zeit mit deinem Erlebnis und deinen Kunden verbringen? Doch leider halten dich viele Kleinigkeiten im Alltag auf. Da sind Dinge wie das Beantworten von Emails, die Pflege deiner Website, Telefondienst im Büro und natürlich die Buchhaltung.
Wir haben uns all das für dich einmal angesehen – und hier sind sie, unsere Top 10 Zeitspar-Tipps mit nützlichen Tools aus der digitalen Welt!
 
Tipp Nr. 1

Zeiterfassung & Problemidentifizierung

Du kennst das vielleicht vom Stromsparen: zunächst gilt es, die Zeitfresser mit dem größten Sparpotential zu bestimmen. Dabei sind es oft die unscheinbaren Dinge, wie das Formulieren einer Email, die dich jeden Tag unbewusst fünf Minuten und pro Woche fast eine halbe Stunde mehr kosten, als nötig.
Schau dir zunächst deinen typischen Tag an und notiere, was du so alles erledigst und wieviel Zeit du dafür verwendest. Atme tief durch und streiche anschließend direkt alle unnützen Arbeiten. Strukturiere dich neu, fasse ähnliche Arbeiten zusammen und weise jedem Thema eine maximale Dauer zu. Mit etwas Disziplin hast du jetzt bereits zusätzlichen Freiraum geschaffen – nicht einmalig, sondern strukturell!
Folgende Zeiterfassungs-Tools können dir dabei helfen, einen Überblick zu bekommen und dich in Zukunft selbst zu kontrollieren:
Timing
Tyme 
Timelog
Toggl

Tipp Nr. 2

Kalender & Terminverwaltung

Wissen ist das A und O. Daher ist ein gut gepflegter digitaler Kalender dein wichtigstes Instrument! Hierin kannst du sogar farblich erkennen, wo sich Lücken auftun oder Engpässe abzeichnen. Trage hier alle deine Termine ein, plane im Voraus deine Woche und setze dir Erinnerungen. Denke an genügend Vor- und Nachlaufzeit.
Wesentlicher Vorteil eines digitalen Online-Kalenders ist, dass du ihn per Smartphone überall hin mitnehmen kannst. Also, weg mit dem analogen Planer und schnapp dir einen der folgenden Kalender:
Google Kalender
Mac OS X / iCloud Kalender
Fantastical
Outlook Kalender
Übrigens: Als Nutzer von bookingkit werden deine Buchungen direkt mit deinem Kalender synchronisiert. So hast du wirklich alles im Blick, und zwar in Echtzeit!

Tipp Nr. 3

Email & Telefon

Deine Kundenkommunikation läuft maßgeblich über Email und Telefon. Dann liegt hier garantiert auch Zeitsparpotential. Das größte Problem beim Telefonieren ist, dass andere Aufgaben unterbrochen werden, du dich gerade wieder in die Buchhaltung hineingedacht hast und es schon wieder klingelt. Gleichzeitig willst und musst du für deine Kunden erreichbar sein. Hier lohnt sich für dich vielleicht die Festlegung von Telefonzeiten und eine nett besprochene Mailbox mit Rückrufankündigung.
Die Zauberwörter beim Thema Email lauten Standardisierung und Automatisierung. Erstelle dir zunächst ein Set aus Standard-Email-Texten, welches du immer wieder verwenden kannst, statt neu zu tippen. Gestalte außerdem einen sympathischen Autoresponder. So kannst du bei der Beantwortung deutlich effizienter werden.
Ganz nebenbei: bookingkit liefert von Hause aus eine starke Email-Automatisierungsfunktion, insbesondere im Nachgang von Buchungen (After Sales). Einmal aufgesetzt, schenkt sie dir viele wertvolle Stunden!

Tipp Nr. 4

Online Speicher & Filesharing

Gerade wenn du viel unterwegs bist oder im Team arbeitest, ist es wichtig, dass jeder stets Zugriff auf wichtige Informationen bzw. Dateien hat. Statt sich diese immer wieder per Email hin und her zu schicken, solltest du dich für einen Cloud-Speicher entscheiden. Hier findet jedes Mitglied deines Teams ganz einfach per App jederzeit den aktuellsten Stand der Anmeldungen, die jüngsten Flyer oder die besten Fotos.
Wir können dir folgende, teils kostenlose Dienste empfehlen:
Google Drive
Dropbox
Owncloud
Aus der Ferne: Mit der bookingkit Mobile App und dem Ticket-Scanner hast du die komplette Verwaltung deines Angebotes immer mit dabei und sparst sogar noch Zeit beim Einlass.

Tipp Nr. 5

Online-Buchung & Website-Baukasten

Unser klarer Favorit unter allen Zeitsparern ist die Möglichkeit, dein Angebot online zu buchen. Damit fällt jegliche Abstimmung per Email oder Telefon, ja sogar das Pflegen einer Teilnehmerliste weg. Du musst nicht einmal im Büro sein! Hinzu kommen einige wirklich einfach bedienbare Website-Baukästen, die in Verbindung mit einer Erweiterung (Plugin) fürs Online-Buchen im Handumdrehen erstellt sind. Zu den gängigsten Baukästen gehören:
Jimdo
Wix
Homepage-Baukasten.de
WordPress
Schlüsselfertige Lösung: Die Einbindung von bookingkit ist äußerst simpel und dauert auch bei Laien maximal 5 Minuten – entweder per Code-Schnipsel oder noch einfacher per WordPress-Plugin.

Tipp Nr. 6

Social Media Management

Das Bewerben deines Angebotes auf möglichst vielen Sozialen Medien ist wichtig, aber zeitaufwändig. Um auch diesen Prozess zu vereinfachen und zu verschlanken, empfehlen wir dir, die Kanäle miteinander zu vernetzen, bspw. Facebook-Posts automatisch auch als Tweet abzusetzen und / oder ein Verteilungs-Tool einzusetzen. Erstere Möglichkeit bringt Facebook von Hause aus mit. Für die Verteilung des gleichen Inhalts auf viele Kanäle gleichzeitig solltest du einen Blick auf folgende Tools werfen:
Falcon
Buffer
Hootsuite

Tipp Nr. 7

Aufgaben- & Projektmanagement & Notizen

Zum Zeitsparen gehört auch strukturiertes Arbeiten, feste Deadlines und die Festlegung von Teilzielen – klassisches Projektmanagement. Dafür gibt es mächtige digitale Werkzeuge, aber auch abgespeckte Varianten genau für deine Zwecke:
Trello
Asana
Außerdem solltest du mit der zentralen Sammlung von Notizen in der Cloud, etwa mit Evernote, MS One Note oder Google Notizen, nie wieder Zeit auf der Suche nach diesem einen Geistesblitz verlieren.
Evernote
One Note
Google Keep

Tipp Nr. 8

Verwaltung, Bezahlung & Rechnungsstellung

An dieser Stelle empfehlen wir dir dringend, eine Software einzusetzen. Manuelles Rechnungschreiben ist vielleicht eine Art Belohnung und Motivation für dich, aber gleichzeitig unglaublich unnötig. Buchhaltungsprogramme gibt es wie Sand am Meer, sogar mit branchenspezifischem Schwerpunkt. Hier sind zwei Beispiele:
Datev
WISO Mein Büro
Außerdem verlierst du viele Minuten pro Monat beim Abgleich von Rechnungen und Zahlungseingängen, vielleicht sogar Stunden wegen fehlender Rechnungsnummern auf dem Kontoauszug.
Wenn du also eine Verbindung zwischen Online-Buchung, Zahlungsabwicklung und automatischer Verwaltung suchst, gibt’s eigentlich nur bookingkit.

Tipp Nr. 9

Kontingentierung & Vermarktungsplattformen

Du stellst dein Angebot auf die Website, nimmst Bestellungen per Email entgegen und bist vielleicht noch bei Tripadvisor oder mydays vertreten? Und du hast bereits jetzt Mühe, die verfügbaren Plätze richtig zu verteilen, umzuverteilen und Überbuchungen zu verhindern? Dabei könntest du eine Menge Zeit sparen, wenn der Abgleich und das Online-Stellen auf vielen weiteren bzw. allen wichtigen Plattformen automatisch geschieht.
Hier unsere einzige Empfehlung für diesen Zweck: bookingkit und seine angeschlossenen Vermarktungspartner, wie u.a. Viator/Trip Advisor, GetYourGuide, mydays, erlebnisgeschenke.de, Geschenkidee, rent-a-guide, Jollydays, Musement, Berlin.de, escaperoomgames.de oder kochschule.de

Tipp Nr. 10

Informations- & Bildbeschaffung

Als Erlebnisanbieter möchtest du selbstverständlich immer auf dem aktuellen Stand deiner Branche sein. Du solltest wissen, was dein Wettbewerb unternimmt, welche Trends sich abzeichnen und was deine potentiellen Kunden in ihrer Freizeit gern tun. Um Zeit für Recherchen zu sparen, kannst du zum einen Fachmagazine abonnieren, dich auf den Fachportalen deiner Branche tummeln oder dir per Google Alert automatisch alle Neuigkeiten per Email zusammenstellen lassen. Außerdem gibt es eine Reihe Apps, die dir Bücher zusammenfassen oder lesenswerte Artikel für später vormerken:
Google Alerts
Blinkist
Pocket
Feedly
Wenn du deine eigenen Fotos, denn die sind sicher immer die erste Wahl für authentische Präsentationen, mit zusätzlichen Bildern ergänzen willst – für Website, Social Media oder Flyer – dann musst du nicht lange suchen oder einen Fotografen beauftragen. Sieh dich auf folgenden Plattformen um:
Unsplash
Pexels
Shutterstock
iStockphoto