Le 10 funzioni «indispensabili» di un sistema di prenotazione online

 Dai corsi di cucina, passando per le escursioni in quad, fino agli escape game. Non importa quali siano le tue offerte. Ai tuoi clienti desideri garantire un processo di prenotazione online semplice e innovativo.

Perché? Perché oggigiorno i clienti sono abituati a prenotare hotel, riservare tavoli in ristorante o acquistare biglietti di concerti online ricorrendo all’uso dello smartphone e con pochissimi clic. Ed ancora da casa, mediante portatile o in viaggio. È proprio qui che un sistema di prenotazione online entra in gioco. Per garantire le stesse opportunità di prenotazione per le attività per il tempo libero.

Tuttavia, per scegliere il software di prenotazione adatto devi assolutamente tener conto di alcuni aspetti. Uno strumento di prenotazione efficace non solo dovrebbe offrire funzioni che semplificano la vita dei tuoi clienti, ma anche proprietà che ti consentono di ridurre attività sgradite e dispendiose in termini di tempo.

Per aiutarti, ti presentiamo l’elenco delle 10 funzioni «indispensabili» di cui dovresti sempre tener conto nella scelta di un sistema di prenotazione online:

1. Prenotazioni online in tempo reale

Uno dei maggiori vantaggi offerti da una soluzione di prenotazione è l’assenza di tempi di attesa. In questo modo, i clienti non devono più richiedere informazioni e attendere una risposta, mentre tu non devi occuparti di ciascuna richiesta manualmente. Al contrario, i tuoi clienti possono visualizzare e prenotare direttamente tutte le date disponibili. E se una data non fosse più disponibile, verrà bloccata in tempo reale, senza che tu intervenga!

2. Diverse valute e lingue

La maggior parte dei fornitori di attività per il tempo libero desidera raggiungere anche clienti internazionali. Per tale ragione, è estremamente importante garantire loro la possibilità di prenotare come minimo in inglese. Ancora meglio se nella propria lingua, e se si può effettuare il pagamento nella propria valuta. Si corre infatti il pericolo che il cliente decida di effettuare la prenotazione da un concorrente se, a causa delle barriere linguistiche, non riesce a comprendere cosa o come prenotare. Un sistema di prenotazione online dovrebbe essere capace di riconoscere quale lingua e valuta utilizzare in base all’IP del cliente.

3. Creazione e gestione di buoni acquisto tramite il sistema di prenotazione online

Sono diverse le ragioni che rendono i buoni acquisto estremamente importanti per l’attività. Tuttavia, questi non includono solo i buoni che vengono venduti, ma anche i buoni promozionali che fungono da incentivo di marketing per le tue esperienze. Il sistema di prenotazione deve generare e gestire qualsiasi tipo di buono in modo chiaro ed efficiente. Inoltre, si dovrebbero includere anche i buoni di portali di coupon esterni, come ad es. Groupon, per consentire ai tuoi clienti di riscattarli autonomamente nel corso della prenotazione online.

4. Pagamento tramite PayPal

PayPal è un metodo di pagamento online sicuro e semplice, impiegato sempre più di frequente dagli utenti di tutto il mondo. È la dimostrazione del fatto che apprezzi la sicurezza e la privacy dei tuoi clienti ed instaura un rapporto di fiducia reciproca. Allo stesso modo, hai la sicurezza di ricevere i pagamenti online dei tuoi clienti in modo diretto e garantito. Per questo motivo, PayPal dovrebbe sempre essere associato come opzione di pagamento a un ottimo sistema di prenotazione online.

5. Calendario intelligente

Un calendario delle prenotazioni chiaro e intelligente fornisce all’utente una visione d’insieme immediata delle prenotazioni, delle capacità e dei volumi d’affari per il periodo di tempo desiderato. Questo consente di semplificare considerevolmente la pianificazione delle risorse. Inoltre, al fine di evitare lavori inutili, il calendario delle prenotazioni dovrebbe poter essere sincronizzato con i calendari digitali già in uso, come Outlook o Gmail.

6. Supporto online e telefonico per il software di prenotazione

Prima o poi arriva il momento in cui si necessita dell’assistenza del produttore per risolvere problematiche relative al software. In questi casi non c’è niente di più frustrante del non ricevere l’assistenza desiderata, o addirittura promessa, da parte del produttore. È spesso sufficiente disporre di una dettagliata banca dati di riferimento per trovare rapidamente la soluzione ai problemi riguardo alle prenotazioni o alle capacità. Tuttavia, se questo non dovesse bastare, si dovrebbe avere la possibilità di contattare il produttore online o telefonicamente. Un piccolo consiglio: durante la fase di prova di un nuovo software di prenotazione, testane subito anche la relativa assistenza!

7. Le e-mail automatiche semplificano la gestione dei partecipanti

Il costante invio di email automatiche, quali conferme di prenotazione, promemoria di prenotazione, cancellazioni, ecc. richiede troppo tempo. Si tratta di un lavoro impegnativo e faticoso, che tuttavia dovrebbe essere automatizzato in un sistema di prenotazione. Ad esempio, una volta eseguita la prenotazione online, il cliente dovrebbe riceverne conferma immediatamente. Solo questo garantisce al cliente l’esito positivo dell’operazione. Il sistema di prenotazione non solo invia e-mail automatiche ai tuoi clienti, ma ti offre anche l’opzione di ricevere una notifica.

8. Gestione delle prenotazioni mediante smartphone e tablet

Ifornitori di attività all’aperto non rimangono sempre seduti al computer, ma sono spesso tenuti a gestire la propria attività anche in viaggio, mediante smartphone o tablet. Per tale ragione, il sistema di prenotazione online dovrebbe funzionare nel cloud, essere accessibile da qualsiasi angolo del mondo e da dispositivi mobili, nonché essere aggiornato e sottoposto a manutenzione automaticamente.

9. Integrazione di piattaforme di marketing

Nella scelta della soluzione di prenotazione adatta a te, dovresti assicurarti che essa disponga di diverse piattaforme di marketing integrate. Tra queste figurano ad esempio TripAdvisor, GetYourGuide, Musement o Viator. Questi portali di prenotazione aumentano la tua visibilità nei confronti di potenziali clienti e generano anche alcune prenotazioni. Perché tu possa mantenere il completo controllo su contingenti, date e prezzi, è indispensabile che queste prenotazioni vengano sincronizzate con il software di prenotazione immediatamente e in modo automatico.

10. Amministrazione sicura del capitale

Naturalmente, un buono strumento di prenotazione dovrebbe come minimo soddisfare i primi nove punti. Tuttavia, queste funzioni sono inutili se non viene soddisfatto il decimo punto. È infatti indispensabile che la soluzione di prenotazione venga offerta da un’azienda fidata e degna di fiducia, alla quale poter affidare tranquillamente i propri dati e il capitale generato, e che possa mantenere il tuo denaro al sicuro anche in caso di insolvenza. Ciò è possibile nel caso in cui il tuo capitale non venga gestito dall’azienda stessa, ma, nel migliore delle ipotesi, da una banca di fiducia presso la quale aprire un conto fiduciario e alla quale affidare la gestione del tuo capitale.
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