Un’opportunità per il nostro settore : Le grandi feste natalizie aziendali transformate in piccoli eventi

Quest’anno non sono programmate grandi feste natalizie aziendali. La causa non sono tanto i divieti di legge, quanto l’assenza dello stato d’animo giusto nei partecipanti. Di conseguenza alcune aziende, soprattutto quelle più grandi, rinvieranno o semplicemente annulleranno le feste natalizie aziendali. Ci aspettiamo però, in alternativa, un forte incremento delle feste natalizie aziendali a livello di team, cioè per piccoli gruppi. Ad esempio, il team del reparto commerciale potrebbe divertirsi con una visita a un’escape room, mentre il team di marketing potrebbe preferire una visita a un museo e il team d’assistenza si potrebbe dedicare a un corso di cucina. Questi sviluppi sono decisamente pesanti per gli organizzatori di grandi eventi, ma i professionisti del turismo e del tempo libero possono trovare proprio qui le loro opportunità!

Per voi, tutto ciò significa adeguare la vostra offerta a questo scenario, oppure creare appositamente una nuova offerta per le feste dei team in occasione del Natale 2020. In seguito toccherà a voi rivolgervi direttamente in modo proattivo alle imprese, soprattutto a quelle della vostra zona.

Abbiamo preparato un breve riassunto per spiegare come vi potete preparare per le feste natalizie aziendali, ad esempio per gli eventi dedicati ai team:

Come preparare per le feste natalizie aziendali:

Tenete in conto igiene e sicurezza

Come sempre, prima viene il dovere e poi il piacere. È quindi assolutamente necessario che siate, e restiate informati su tutti gli sviluppi più recenti. Per questo scopo potete utilizzare le istituzioni governative della vostra città, provincia o regione. Attenetevi con rigore ai requisiti minimi, altrimenti potreste non solo esporre a rischi la vostra salute e quella dei vostri clienti, ma anche incorrere in sanzioni o nell’annullamento della vostra offerta.
Inoltre, è sempre consigliabile mantenersi informati a vicenda sulle procedure da mettere in atto per garantire la salute del team.

• Informatevi sugli ultimi sviluppi presso le istituzioni governative.
• Attenetevi con rigore ai requisiti minimi per l’igiene e la sicurezza
• Lo scambio di informazioni e il rispetto delle procedure necessarie proteggeranno voi stessi e il vostro team

Semplici precauzioni standard

Con l’adozione di alcune precauzioni, che in molte località sono obbligatorie o quanto meno usuali, avete già messo in pratica l’accorgimento più importante. Questo, oltre alle normali operazioni di pulizia della vostra sede, comprende la fornitura di disinfettanti e l’introduzione dell’obbligo della mascherina. Di queste ultime è sicuramente opportuno averne a disposizione una piccola scorta… qualora alcuni partecipanti abbiano perso le loro mascherine o le abbiano dimenticate in auto. In alternativa, potete fare in modo che le mascherine facciano parte dell’esperienza, inserendone il costo nel prezzo di ingresso, oppure offrendole come articolo di merchandising.
Indipendentemente dall’offerta e dalla location in cui si svolgerà l’evento, nella maggior parte dei casi la dimensione massima del gruppo dovrà essere limitata. Ricordate che i vostri clienti dovranno essere in grado di mantenere le distanze senza che questo rappresenti uno stress. In caso contrario, l’impegno nel mantenere le distanze impedirà loro di godersi l’esperienza.

Naturalmente, un ambiente esterno è più sicuro. Pensate quindi a come potete spostare il maggior numero possibile di oggetti e di azioni all’esterno, preferibilmente dove lo spazio sia sufficiente. Infatti, anche se è inverno, ogni tanto varrà anche la pena di togliersi la mascherina. Per un’autentica esperienza di qualità, potete anche installare dei funghi riscaldanti, o avere pronti degli scaldamani.

• Preparate disinfettanti e mascherine pronti per l’uso.
• Riducete le dimensioni del gruppo e agevolate il mantenimento delle distanze.
• Svolgete all’esterno la maggior parte delle attività finali.

L’apertura e la trasparenza creano fiducia

Ciascun partecipante, ciascun cliente è al corrente del coronavirus. Quindi, non dovete cercare di nascondere agli occhi degli ospiti il vostro impegno per la sicurezza. Al contrario, un approccio aperto e trasparente alle regole e ai motivi che stanno dietro alle vostre azioni garantiscono un’immagine professionale e vi assicurano la fiducia essenziale. Quindi è necessario dedicare ogni tanto qualche “minuto extra” per le spiegazioni e per rispondere alle domande.

Con piccoli promemoria visivi che ricordano le regole, potete aumentarne ulteriormente l’accettazione e la sicurezza del loro rispetto. Anche per l’idea di una prenotazione anticipata, soprattutto se aziendale, è utile avere a portata di mano alcune schede informative di base o brevi opuscoli che trattino di igiene.

• Siate trasparenti per quel che riguarda le regole e le relative motivazioni
• Riservate un po’ di tempo extra per le spiegazioni e le risposte alle domande
• Utilizzate dei promemoria visivi per ricordare le regole
• Nell’approntare le prenotazioni, preparate del materiale informativo in modo da essere pronti

Professionali e tranquilli: Come creare l’atmosfera giusta

Pensateci: con voi i partecipanti si vogliono rilassare. Questo dipende in gran parte dal vostro approccio personale, dal vostro comportamento e dal fatto che manteniate un atteggiamento positivo. Non dovete scusarvi per le misure in materia di sicurezza, poiché fanno parte della “nuova normalità”. Piuttosto, interpretate le misure igieniche come un prerequisito per garantire la tranquillità dei clienti.

Questo non significa comunque che tutte le misure non possano essere un elemento per far tornare il buon umore: siate creativi e trovate aspetti divertenti e giocosi per adempiere al dovere di indossare la mascherina e di rispettare il distanziamento sociale. Mascherine colorate e palloncini per il distanziamento sono alcuni espedienti per alleggerire la situazione.

Nella vendita dei biglietti, possono essere d’aiuto anche le foto di persone che hanno preso parte a esperienze con le modalità dettate dal coronavirus, per suggerire che “possiamo divertirci anche con le mascherine”. Questo mostra ai vostri potenziali clienti quanto sia possibile divertirsi. In particolare, se analizzate seriamente l’argomento, la qualità dell’esperienza aumenta quando si riducono le dimensioni del gruppo. Sottolineatene i vantaggi: spazi più confortevoli, maggiori interazioni fra partecipanti e istruttori, più tempo a disposizione su attrezzature/macchine, più tempo a disposizione per le domande, più iterazioni ecc., sono tutti elementi di valore.

• Accettate voi stessi la “nuova normalità” e adottate un atteggiamento positivo
• Considerate le misure igieniche come prerequisito per il vostro benessere
• Ricorrete ad aspetti creativi e giocosi per alleggerire la situazione
• Utilizzate delle foto per mostrare come è possibile divertirsi con le modalità dettate dal coronavirus
• Proponete le dimensioni ridotte del gruppo come plusvalore

Adeguate la vostra prospettiva commerciale

State investendo tempo ed energie, quindi dovete comunque considerare l’opportunità di adeguare di conseguenza i vostri prezzi L’esclusività delle vostre offerte ha un valore che dovrebbe concretizzarsi anche nei prezzi dei biglietti. Questo, comunque, non dovrebbe essere un suggerimento generale poiché ci sono troppi elementi da considerare, dalle eventuali riduzioni dei budget aziendali, alle offerte della concorrenza nella vostra zona, alle tariffe dei concorrenti.

Le feste natalizie non si possono spostare all’anno nuovo. Tuttavia quest’anno alcune aziende, o team, potrebbero scegliere di spostare i festeggiamenti in momenti potenzialmente più sicuri (Natale). Per far fronte a questo scenario, dovreste anche concentrarvi sulla vendita di buoni regalo in vista delle feste natalizie aziendali oppure di portare avanti le offerte in parallelo.

Anche se questo significa meno sicurezza dei guadagni, vi raccomandiamo caldamente di NON far pesare sul cliente il rischio della cancellazione dell’offerta. Offrite e accettate opzioni semplici per la cancellazione, compreso un rimborso adeguato. Questo ha non solo effetti a medio-lungo termine creando un rapporto di fiducia e aumentando la fidelizzazione del cliente, ma elimina da subito gli ostacoli che si frappongono a una prenotazione con voi.

• Riflettete sull’adeguamento dei prezzi per legarli al vostro impegno
• Offrite buoni regalo per spostare gli appuntamenti in orari potenzialmente sicuri
• Applicate condizioni di cancellazione semplici ed eque

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